Introducción

iWO (Integrated Work Orders) es un sistema iWeb de gestión de Mantenimiento Preventivo y Correctivo mediante Ordenes de Trabajo (OT) en un ambiente de trabajo único y centralizado, que beneficia la comunicación entre los integrantes de los equipos de trabajo y potencia la colaboración entre sus miembros, resolviendo la habitual sobreabundancia de e-mails por temas puntuales.

Las características del sistema, 100 % tecnología Web, hacen que la instalación, accesibilidad y facilidad de utilización estén garantizados, tanto dentro de una intranet como accediéndose desde Internet.

Sus requerimientos de hardware y software son mínimos; con sólo utilizar una PC (independiente del sistema operativo) y un navegador de Internet, el sistema estará en condiciones de ser accedido por el usuario.

iWO es una herramienta que permite mantener el valor de los activos de una empresa en forma simple, confiable y segura, permitiendo extender su vida útil y disponibilidad, y mejorando la productividad del staff de mantenimiento al reducir sus costos, y tomando las mejores decisiones.

Los activos que se pueden incluir en el sistema iWO abarcan desde equipos electromecánicos y equipamiento informático, hasta edificios, plantas industriales e instalaciones de todo tipo.

Las principales funcionalidades de iWO son:

•  Generación automática de Ordenes de Trabajo (OT) a partir de las correspondientes Ordenes de Trabajo Planificadas (OT-PL), pasando por 4 estados: generada, programada, iniciada, y terminada.
   

•  Generación manual de OT correctivas, permitiendo disponer en el sistema del historial completo de los equipos.
   

•  Planificación por distintos parámetros, en función del tiempo transcurrido y de variables características, como horas de funcionamiento de equipo, toneladas producidas, kilómetros recorridos, etc.
   

•  Roles de Solicitante, Planificador, Programador y Ejecutor Responsable de Tareas para mejor seguimiento y acceso.
   

•  Asignación de Responsables en función de las cargas de trabajo de los posibles candidatos.
   

•  Permite asociar información a la OT, vinculada a Elementos de Seguridad a utilizar, Recursos, Check-List de puntos de control, y adjuntos en cualquier formato.
   

•  Segmentación de acceso por atributos de sector y funcionamiento (Areas Físicas y Lógicas), y por el perfil del usuario.
   

•  Fácil acceso a las diferentes OT mediante poderoso buscador por atributos: áreas, equipo, puesto, responsable, fechas, descripción.
   

•  Amplio espectro de reportes y tablero de control para análisis de la situación actual, performance pasada, y proyección futura de las tareas planificadas, tanto on-line como para ser exportado a planilla de cálculo.
   

•  Visualización por pantalla del historial de mantenimiento de un equipo y posibilidad de exportarlo a planilla de cálculo o imprimir.

El sistema iWO permite realizar la gestión de mantenimiento en una ambiente de trabajo participativo y grupal, a través del seguimiento de las Ordenes de Trabajo.

Las Ordenes de Trabajo (OT) tienen como objeto la realización de un conjunto de tareas sobre una unidad o Equipo.

Estos Equipos, objetivo y razón de ser del mantenimiento, pueden estar interrelacionados hasta en 5 niveles jerárquicos (por ejemplo: línea, máquina, sistema, subsistema y componente), y son definidos dentro de una determinada Zona Física (geográfica) y Lógica (funcional).

A su vez, las zonas físicas y lógicas pueden agruparse en entidades mayores, como los Conjuntos de Zonas Físicas y Conjuntos de Zonas Lógicas, que se utilizan para definir la segmentación de acceso de los diferentes usuarios (alcance). Las Zonas Físicas pueden estar referidas tanto a una ubicación geográfica como a un sector de una planta industrial:

Los Usuarios que intervienen en el sistema iWO pueden pertenecer a alguno de los siguientes 4 (cuatro) roles:

•  Administrador
   

•  Planificador
   

•  Programador
   

•  Responsable de Tareas

Estos 4 niveles pueden ser representados como pirámide jerárquica, donde cada nivel incluye las atribuciones de los niveles inferiores más algunas propias características de la función:

Así, un usuario Responsable de Tareas sólo podrá visualizar y acceder a las OT que le fueron asignadas.

El usuario Programador, además de poder acceder a las OT que lo tienen definido como Responsable, tendrá la atribución de tener acceso y programar las OT del Conjunto de Zonas Físicas para el que está habilitado.

El usuario Planificador, además de las atribuciones del Programador, podrá definir el esquema de Mantenimiento Planificado (las OT-PL) correspondiente al Conjunto de Zonas Físicas al que puede acceder.

Y el usuario Administrador será el encargado de mantener las Tablas Maestras actualizadas y estará habilitado para la emisión de Reportes y Tablero de Control, además de poder desempeñar todas las otras funciones.

En el caso de los usuarios Responsables de Tareas existe una variante, el Responsable Amplio, que además de estar habilitado para el cierre de las OT propias, podrá asimismo proceder al cierre de OT de otros usuarios, siempre que correspondan a su Conjunto de Zonas Físicas. Esta figura es útil en casos como las licencias por vacaciones del titular de una OT, donde otro Responsable Amplio las podrá procesar relevando a un usuario Programador de estar pendiente de estas circunstancias en época estival con la consiguiente recarga de trabajo.

A lo largo del tiempo, una Orden de Trabajo va pasando por sucesivos estados, de acuerdo a las acciones que sobre ella pueden realizar los diferentes usuarios intervinientes:

•  Pedida (luego de que un usuario habilitado la da de alta manualmente, o de que el propio sistema la genera por un proceso automático desde una OT-PL, cuando la variable de frecuencia o Vector alcanza un valor predefinido)
   

•  Programada (luego de que un Programador asigna Responsable y fecha de realización)
   

•  Iniciada (cuando el Responsable indica que la OT está en proceso de realización)
   

•  Terminada (cuando el Responsable cierra la OT)

Una Orden de Trabajo contiene varios tipos diferentes de Detalle que la enriquece y proporciona información fundamental al responsable de su realización:

•  Items de Higiene y Seguridad requeridos para la tarea
   

•  Items de Check-List o secuencia de pasos a cumplimentar
   

•  Items de Captura de Datos o mediciones de variables características
   

•  Items de Insumos o Recursos Humanos necesarios
   

•  Items de Comunicación Interna o mensajes para informar por mail a determinados responsables
   

•  Archivos Adjuntos en cualquiera de los formatos posibles

El sistema iWO además permite interactuar con un ERP, por ejemplo, si se llevara la gestión de costos en este último sistema y se deseara aprovechar las ventajas de iWO para la gestión; en este caso se bajará información del ERP a iWO para trabajar en este último sistema, y finalmente se subirá la información actualizada al ERP para seguir utilizando este sistema como base. Otro caso sería la posibilidad de importar desde iWO la posición de los ítems con control de stock, cuya gestión relacionada con las OT de Mantenimiento se quisiera llevar en iWO.

Asimismo, iWO puede relacionarse con un cubo de datos a través de un BI, para ampliar así las posibilidades de análisis.

Todos los elementos mencionados se pueden interrelacionar en el siguiente esquema que ilustra el funcionamiento del sistema iWO en su conjunto: